「FAXなんて古い」とお考えのアナタに伝授

最新事例に学ぶ! インターネットFAX最新活用術

2014.08.29 Fri連載バックナンバー

 昨年11月の記事「FAX環境を見直してコスト削減と業務効率の改善を」では、インターネットFAXの活用によるコスト削減・業務効率化に言及した。FAXサーバーやFAX機の機能をインターネット上に集約することで生まれる多くのメリットについては当記事を参照していただくとして、今回は「受発注業務における新たなインターネットFAX活用法」にフォーカス。

 他のITサービスとの合わせ技による“一歩進んだFAX活用”のトレンドを、いくつかのケーススタディを交えて解説したい。

 

受発注のインターネットFAX市場は100億円超

 インターネットFAXとは「従来型のFAX機から切り替えることでコスト削減や業務効率化を図るもの」である。これは1台ないし数台のFAX機を利用する一般的なFAX環境の場合はもちろん、FAXサーバーや数十台のFAX機を利用する大規模なFAX環境においても業務効率化が可能で、特に「一斉同報」と「受発注」の2つの業務を効率化するためにインターネットFAXが利用されている。一斉同報は、販促用途で新製品などをPRするDMを、複数の顧客に一斉に通知する「1対複数のFAX送信(一斉同報型)」。受発注は、多くの取引先からの発注を受け、支店や協力会社に発注するといった「1対1のFAX送受信(P to P型)」である。

 NTTコミュニケーションズが行ったFAXの利用状況に関する独自調査によると、メールの普及によりFAXを使ったDMの一斉同報用途はゆるやかな減少傾向にある。しかし、警察関係、自治体、交通機関などの緊急情報連絡といった特殊な用途では、いまだFAXを使った一斉同報は根強い需要があるという。

 一方、受発注においては、いまだFAXを「よく利用する」と答えた企業が約48%にのぼり、事業におけるコミュニケーションの根幹を担っているようだ。

 また、FAXの市場については、一斉同報が2012年から2014年度で約8億円の減少傾向にあるのに対し、受発注システムと連携させているユーザーの多いP to P型は85億円から100億円の増加傾向にある。このことから、インターネットFAXのトレンドとして、一斉同報から受発注へとシフトする大きな流れが見てとれる。

●インターネットFAX市場規模(2012年度実績~2017年度予測)

 主にインターネットFAXを受発注に利用しているのは製造流通業・卸売業などだ。PCを持たない小売店、販売店などの取引先を多く抱えているため、現在もFAXがもっとも有効な情報伝達手段として活躍している。手書きの発注書などをすぐに送れる「手軽さ」に加え、FAXは受信すれば自動的に印刷され、相手の目に留まりやすい「速報性の高さ」、受信した書類をそのままファイリングできる「保存のしやすさ」も利点といえる。インターネットFAXの受発注用途が伸びている背景には、こうした「FAXのほうが便利だから、いままでどおり使い続けたい」というニーズを持つ層が多くいるという事実があるのだ。

 

クラウドの有効活用に向けたFAX改革

 多くの企業ではクラウドを活用した事業データの統合による業務効率化が進んでいるが、経営資産をクラウドへ移行し、データやシステムを連携させていく過程で、既存のFAX環境のみが手つかずになっているのが現状ではないだろうか。しかし、一方でインターネットFAXと他のITサービスを組み合わせた「攻めのFAX活用」に取り組む企業が増えてきているという。… 続きを読む

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Bizコンパス編集部

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