知っておきたい電話の新常識(第3回)

FAX環境を見直してコスト削減と業務効率の改善を

2013.11.20 Wed連載バックナンバー

 電話回線を使って文書を送受信できるFAXは、いまだに多くの企業で欠かせない通信手段となっています。一方で、大量のFAXをやり取りする企業では、送受信した紙の仕分けや管理などの作業が煩雑で、FAX環境の構築や維持のためのコストも負担になっています。このようなFAXにおける課題の解決方法として、「インターネットFAX」の可能性をご紹介します。

 

従来型のFAX環境には、さまざまな問題がある

 受発注業務やダイレクトマーケティングなど、インターネットが普及した今でも欠かせない通信手段であり続けている「FAX」。現在ではメールを使って文書をやり取りするケースが増えていますが、一方でメールなどを利用する環境にない利用者も少なくなく、手軽に書類をやり取りできるFAXが重宝されている場面はまだまだ多いのが現状です。また、受信すれば自動的に印刷されるため、ダイレクトメールなどに比べて相手の目に留まりやすいこともFAXならではの利点でしょう。

【出典】インターネットFAX総合研究会調査より抜粋。調査対象は中小企業の従業員。調査時期は2011年4月。

 ですが、多くの取引先から発注のFAXを受け取る、あるいはダイレクトマーケティングで多数の顧客に一斉配信するなど、大規模なFAX環境では、構築と維持に膨大なコストがかかるという課題があります。多数の電話回線を収容してFAXの受発信ができる「FAXサーバー」を利用する手段もありますが、その価格は数百万円から約1千万円以上と非常に高価です。また、こうしたFAXサーバーの保守費用負担も大きく、定期的に買い換えが必要になることも大きな問題でしょう。

 FAXの課題としては、「運用業務の手間」もあります。FAXサーバーを利用せず、一般的なFAX機を複数台並べて運用するといった場合、それぞれのFAX機から出力される受信内容を印刷した紙を回収し、仕分けをした上で保管する、といった作業が発生します。受発注業務でFAXを利用していて、FAXで受信した注文書に対して注文請書をFAXで送信するといった場合には、担当者の負担はさらに増大してしまうでしょう。加えて、紙に印刷した内容は第三者の目に触れやすいため、セキュリティ面でも問題が残ります。

 「電話回線の問題」も見逃せません。たとえば、繁忙期のFAX受信に合わせてたくさんの回線を用意すると、逆に閑散期に無駄な料金を支払い続けることになってしまいます。そのコストを削減するために回線数を抑えると、今度はFAXを送信しようとしても「話中でつながらない」といった状態が頻発することになり、大切なビジネス機会を逸してしまいかねません。

従来型のFAX環境の問題点

 

設備や回線不要でFAXが送受信できる

 このように、FAX業務にまつわる課題を解決するための新たなソリューションとして、現在広まり始めているのが、インターネット経由でFAXを送受信できる「インターネットFAX」です。… 続きを読む

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Bizコンパス編集部

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